Inspectoratul Teritorial de Muncă (ITM) Vaslui informează angajatorii, salariații și alte persoane interesate că a fost aprobată Procedura de acces în vederea completării, transmiterii şi interogării datelor în/din Registrul general de evidenţă a salariaţilor – REGES-ONLINE, potrivit Ordinului Ministrului Muncii, Familiei Tineretului și Solidarității Sociale nr. 1107/06.05.2025. Astfel:
”1. Au obligaţia de a întocmi şi accesa Registrul general de evidenţă a salariaţilor – REGES-ONLINE, denumit în continuare Registru, de a completa şi transmite în acesta elementele contractului individual de muncă, privind încheierea, modificarea, suspendarea şi încetarea acestuia, denumite în continuare date, următoarele categorii de angajatori:
a) persoane fizice sau juridice de drept privat;
b) instituţii/autorităţi publice/alte entităţi juridice care angajează personal în baza unui contract individual de muncă;
c) misiunile diplomatice, oficiile consulare ale altor state în România, respectiv, după caz, reprezentanţele organizaţiilor internaţionale acreditate în România, institutele culturale şi reprezentanţele comerciale şi economice ale altor state în România, pentru personalul angajat local care are cetăţenia română sau pentru străinul cu drept de muncă în România.
Menţiuni cu privire la înfiinţarea Registrului
2. Unităţile fără personalitate juridică ale angajatorilor – sucursale, agenţii, reprezentanţe, puncte de lucru sau alte asemenea unităţi fără personalitate juridică au obligaţia de a înfiinţa, completa şi transmite Registrul, dacă sunt îndeplinite cumulativ următoarele condiţii:
a) au primit delegare de competenţă pentru încheierea, modificarea, suspendarea şi încetarea contractelor individuale de muncă;
b) au primit delegare de competenţă pentru completarea şi transmiterea datelor în Registru.
Menţiuni cu privire la completarea Registrului
3. Registrul cuprinde datele existente în baza naţională de date, transmise de angajatori, potrivit prevederilor Hotărârii Guvernului nr. 161/2006 privind întocmirea şi completarea registrului general de evidenţă a salariaţilor, cu modificările şi completările ulterioare, ale Hotărârii Guvernului nr. 500/2011 privind registrul general de evidenţă a salariaţilor, cu modificările şi completările ulterioare, şi ale Hotărârii Guvernului nr. 905/2017 privind registrul general de evidenţă a salariaţilor.
4. Registrul se completează cu respectarea prevederilor Hotărârii Guvernului nr. 295/2025 privind Registrul general de evidenţă a salariaţilor – REGES-ONLINE, prin utilizarea portalului reges.inspectiamuncii.ro.
5. Completarea şi transmiterea datelor în Registru, precum şi prelucrarea acestora se realizează de către unul sau mai mulţi salariaţi, desemnaţi prin decizie scrisă de către angajatori, cu respectarea dispoziţiilor Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecţia datelor).
6. Angajatorii prevăzuţi la pct. 1 lit. a) şi c) pot contracta serviciul de completare şi transmitere a datelor în Registru, prin încheierea de contracte de prestări servicii cu prestatori, astfel cum sunt definiţi la art. 2 lit. b) din Hotărârea Guvernului nr. 295/2025, cu respectarea obligaţiilor legale privind protecţia datelor cu caracter personal.
7. În situaţia reglementată la pct. 6, completarea şi transmiterea datelor în Registru se realizează de prestatorii contractaţi sau de către salariaţii proprii ai acestora, desemnaţi prin decizie scrisă.
8. Angajatorii care au contractat serviciul de completare şi transmitere a datelor în Registru au obligaţia de a completa şi transmite în acesta, utilizând opţiunea „Delegare“, următoarele date:
a) datele de identificare ale prestatorului – CUI/CIF, denumirea prestatorului;
b) data încheierii contractului de prestări servicii;
c) data de început a prestării de servicii;
d) durata contractului de prestări servicii;
e) data încetării contractului de prestări servicii.
9. Transmiterea datelor prevăzute la pct. 8 se realizează în termen de 3 zile lucrătoare de la data încheierii, respectiv încetării contractului de prestări servicii.
10. În cazul în care, pentru înfiinţarea, completarea şi transmiterea Registrului, angajatorii folosesc aplicaţii informatice proprii de gestiune a salariaţilor, aceste aplicaţii trebuie să cuprindă şi să furnizeze elementele/datele obligatorii care sunt publicate pe portalul reges.inspectiamuncii.ro.
Menţiuni cu privire la transmiterea Registrului
11. Registrul se completează şi se transmite prin intermediul portalului reges.inspectiamuncii.ro sau prin aplicaţii informatice proprii ale angajatorilor, conectate la acest portal.
12. Completarea şi transmiterea datelor în Registru se fac cu respectarea termenelor stabilite în Hotărârea Guvernului nr. 295/2025.
13. Angajatorii au obligaţia de a completa şi transmite datele în Registru cel târziu în ziua anterioară începerii activităţii de către primul salariat.
14. Accesul salariaţilor/foştilor salariaţi la aplicaţia REGES-ONLINE se face individual, după cum urmează:
a) prin utilizarea identităţii digitale acordate de Autoritatea pentru Digitalizarea României, prin aplicaţia RoeID;
b) prin utilizarea unui certificat digital calificat, în condiţiile Legii nr. 214/2024 privind utilizarea semnăturii electronice, a mărcii temporale şi prestarea serviciilor de încredere bazate pe acestea;
c) prin obţinerea aprobării unei solicitări de activare a contului, de la inspectoratul teritorial de muncă căruia i se adresează la ghişeu, în baza identificării vizuale şi verificării cărţii de identitate a solicitantului.
15. Accesul angajatorilor la aplicaţia REGES-ONLINE se face individual, după cum urmează:
a) prin utilizarea identităţii digitale acordate de Autoritatea pentru Digitalizarea României, prin aplicaţia RoeID;
b) prin utilizarea unui certificat digital calificat, în condiţiile Legii nr. 214/2024;
c) prin obţinerea aprobării unei solicitări de activare a contului, până la obţinerea accesului conform lit. a) sau b), dar nu mai mult de 30 de zile, de la inspectoratul teritorial de muncă căruia i se adresează la ghişeu, în baza identificării vizuale şi verificării cărţii de identitate a solicitantului.
16. Autorizarea accesului la Registru unui angajator se face după cum urmează:
a) pentru reprezentanţii legali ai angajatorilor înregistraţi la Oficiul Naţional al Registrului Comerţului (ONRC) autorizarea se realizează automat de către sistem, prin verificarea în RECOM a calităţii solicitantului;
b) pentru reprezentanţii legali ai angajatorilor neînregistraţi la ONRC, autorizarea se face prin încărcarea în portal a următoarelor documente, pe care se aplică semnătura digitală pentru certificarea conformităţii cu originalul, şi anume hotărârea judecătorească de înfiinţare sau alt act constitutiv, certificatul de înregistrare fiscală, actul care atestă calitatea de reprezentant legal a solicitantului;
c) pentru împuterniciţii desemnaţi de reprezentanţii legali ai angajatorilor cu capital privat, autorizarea se face prin încărcarea în portal a următoarelor documente, pe care se aplică de către respectivii împuterniciţi semnătura digitală pentru certificarea conformităţii cu originalul, şi anume: certificat de înregistrare la ONRC sau certificatul de înregistrare fiscală, hotărârea judecătorească de înfiinţare sau alt act constitutiv, împuternicire notarială pentru solicitant sau, după caz, contractul de prestări servicii/actul adiţional la acesta din care rezultă obligaţia prestatorului, prin reprezentantul legal al acestuia, de creare a contului de acces al angajatorului în Registru;
d) pentru împuterniciţii desemnaţi de reprezentanţii legali ai angajatorilor cu capital de stat, autorizarea se face prin încărcarea în portal a următoarelor documente, pe care se aplică semnătura digitală pentru certificarea conformităţii cu originalul, şi anume: act constitutiv, act care atestă calitatea reprezentantului legal, certificatul de înregistrare fiscală şi împuternicire semnată digital de către reprezentantul legal sau împuternicire notarială pentru solicitant;
e) pentru reprezentanţii legali şi împuterniciţii angajatorilor prevăzuţi de Legea-cadru nr. 153/2017 privind salarizarea personalului plătit din fonduri publice, cu modificările şi completările ulterioare, autorizarea se face prin încărcarea în portal a următoarelor documente, pe care se aplică semnătura digitală pentru certificarea conformităţii cu originalul, şi anume: act care atestă calitatea reprezentantului legal, certificatul de înregistrare fiscală şi actul administrativ semnat digital de către reprezentantul legal de desemnare a împuternicitului.
17. Inspectoratul teritorial de muncă respinge cererea de acces la Registru în cazul nerespectării condiţiilor prevăzute la pct. 16, precum şi în cazul în care constată inadvertenţe în documentele comunicate în vederea autorizării, în termen de cel mult 3 zile lucrătoare.
18. În cazul respingerii cererii de acces, în condiţiile reglementate de pct. 17, angajatorii au obligaţia de a formula o nouă cerere, cu respectarea prevederilor prezentei proceduri.
Menţiuni referitoare la modul de obţinere a extraselor din Registru
19. Salariaţii pot obţine extrase din Registru astfel:
a) online, prin accesarea aplicaţiei REGES-ONLINE, secţiunea „Registrul pentru Salariaţi“ sau a aplicaţiei „Salariat“, de pe telefonul mobil;
b) de la Info Kioskul amplasat la sediul inspectoratului teritorial de muncă;
c) de la angajatori;
d) de la inspectoratul teritorial de muncă, în situaţia în care salariatul nu are nicio posibilitate tehnică de a obţine acces la REGES-ONLINE.
20. Angajatorii pot obţine extrase din Registru prin accesarea aplicaţiei REGES-ONLINE, secţiunea „Registrul pentru Angajatori“.
Menţiuni referitoare la perioada de tranziţie de la modul de transmitere a datelor în Registru cu utilizarea de fişiere „RVS“ generate din Revisal la noul sistem informatic REGES-ONLINE
21. Angajatorii au obligaţia de a solicita accesul în Registru în termen de 6 luni de la data intrării în vigoare a Hotărârii Guvernului nr. 295/2025.
22. În termen de 6 luni de la data intrării în vigoare a Hotărârii Guvernului nr. 295/2025, angajatorii au obligaţia de a completa şi transmite în Registru toate elementele contractelor individuale de muncă active la data accesării Registrului, care nu se regăsesc în sistemul informatic care face obiectul soluţiei tehnice pentru transmiterea datelor în registru de către angajatori (Revisal), prevăzut de art. 10 din Hotărârea Guvernului nr. 905/2017.
23. Angajatorii care nu au înfiinţat şi transmis Registrul, conform Hotărârii Guvernului nr. 905/2017, până la data intrării în vigoare a Hotărârii Guvernului nr. 295/2025 vor utiliza exclusiv REGES-ONLINE.
24. Angajatorii care au transmis date în Registru anterior datei intrării în vigoare a Hotărârii Guvernului nr. 295/2025 pot transmite în continuare fişiere generate din aplicaţia Revisal, atât online, cât şi la ghişeele inspectoratului teritorial de muncă, doar până la data înregistrării în platforma REGES-ONLINE, fără a depăşi termenul de 6 luni prevăzut la pct. 21.
25. La data intrării în vigoare a prezentei proceduri se sistează operaţiunile de eliberare a numelui de utilizator şi parolei pentru transmiterea fişierelor generate din aplicaţia Revisal şi serviciile de recuperare informaţii în vederea refacerii bazei de date Revisal, angajatorii având posibilitatea utilizării noului sistem REGES-ONLINE.
26. Indiferent de modul de transmitere a datelor în Registru de către angajatori, salariaţii vor putea obţine extrase din Registru în urma înrolării în REGES-ONLINE”. (D.R.)
